Scrum is populair. Begin 2014 verscheen alweer de derde druk van “Reflectieve Communicatie Scrum”, een boekje waarin Betteke van Ruler de Scrum-methode omdoopt tot Reflectieve Communicatie Scrum, waarmee de populaire methode ook voor communicatieprojecten kan worden gebruikt.

Communicatieteams gaan de slag met een methode die zijn oorsprong vindt in de softwareontwikkeling. En volgens mij is dat een primeur, wat de digitale ontwikkeling zoal teweeg brengt. Wat is scrum en waarom is het zo populair? Scrum is een flexibele manier om (software) producten te ontwikkelen. De methode is bedacht door Takeuchi en Nonaka, zij publiceerde er voor het eerst over in de Harvard Business Review van 1986. De term Scrum komt uit de rugbysport en is een manier van spelhervatting na een kleine overtreding. De term verwijst maar samenwerking en is een mooie metafoor; samen duwen en trekken om het doel te bereiken en de wedstrijd winnen.

Agile werken
Scrum is misschien wel de populairste vorm van Agile werken. Agile betekent letterlijk: behendig, lening. In deze ontwikkelmethoden, voor het eerst vastgelegd in het Agile Manifesto in 2001, is samenwerking en snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden belangrijk. Scrum wordt daarom vaak gebruikt bij producten of diensten waarvan de klant nog niet goed weet wat hij wil. Om Steve Jobs maar weer eens te citeren “Vaak weten mensen niet wat ze willen, totdat je het ze toont” . Met andere woorden, al doende leert men. Snel een eerste werkende versie, concept of prototype en dan flexibel bijsturen om snel zoveel mogelijk klantwaarde te kunnen leveren. En nu zorgt Agile er ook voor dat het traditionele communicatieplan steeds vaker wordt vervangen door Reflectieve Communicatie Scrum (RCS).

Scrum in een notendop
Scrum wordt al veel toegepast in IT, e-Commerce en ook steeds meer in (digital) marketing. Scrum werkt met kleine multidisciplinaire teams die in korte sprints, met een vaste lengte van 1 tot 4 weken, werkende producten opleveren. Een ontwikkel-team bestaat meestal uit 3 tot 9 personen en organiseert zichzelf. Het team is verantwoordelijk voor het afleveren van het product aan het einde van elke sprint. Visueel management speelt een belangrijke rol. De scrumroom hangt meestal vol met schema’s en overzichten, voor iedereen transparant.

Bron: wikipedia

De product-owner is de ‘klant’ waarvoor het product wordt gemaakt. De wensen en eisen worden in de vorm van user-stories op de productbacklog vermeld. Dit is een overzicht van de dingen die gedaan moeten worden. De sprint backlog biedt een status overzicht. Hiermee is voor iedereen duidelijk hoe het vlag erbij hangt, leden bepalen meestal zelf wie wat doet en geven dat met post-its aan. De dagelijkse voortgang wordt weergegeven in een grafiek, de sprint burn down chart. Elke dag is er een ‘daily-scrum’, een stand-up vergadering, op een vast moment en maximaal 15 minuten. En dat zijn slechts een paar van de regeltjes. Wie met scrum aan de slag wil moet zich nog wel even verdiepen in de methode en rollen om zich het proces eigen te maken, maar gelukkig is er ook een Scrum Master. Die begeleidt het team en zorgt ervoor dat iedereen het juiste scrumproces blijft volgen, regelt alle vergaderingen, zoals de dagelijkse scrum en voorzieningen zoals een werkruimte.

De rollen in scrum
De rollen in Scrum vinden hun oorsprong in de fabel van het varken en de kip. En omdat storytelling een van mijn favoriete thema’s is, kan ik het niet nalaten hier een paragraaf aan de wijden. De fabel refereert aan het commitment van de verschillende leden van het scrumproject, zie onderstaande cartoon.

Wanneer er in het restaurant gerechten worden geserveerd van ham en eieren, betekent dit een offer voor het varken. Hij levert immers de ham. De kip hoeft alleen eieren te produceren. Het varken levert een echt offer, terwijl de kip alleen betrokken is. Maar beide zijn nodig om het project te doen slagen.

Reflectieve Communicatie Srum
In het boekje worden de bouwstenen van Reflectieve Communicatie Srum (RCS) overzichtelijk weergegeven en een voor een toegelicht. Daarbij wordt ook stil gestaan bij de visie op communicatie en de visie op prioriteiten.

De basisprincipes van RCS:

• Interventies plannen in afzienbare sprints
• Met korte intervallen reflecteren (scrummen) tijdens de sprint
• Het team is gezamenlijk verantwoordelijk voor iedere stap
• De RCS-coach is verantwoordelijk voor de voortgang
• Co-creatie met bepaalde stakeholders voor een optimaal resultaat
• Aan het einde van iedere sprint een evaluatie van sprint en ambitie
• De opdrachtgever participeert in de ontwikkeling
• Werken met gemakkelijk bij te stellen acties

Accountability is een belangrijk onderdeel in alle fasen van de RCS. Aan dit onderwerp is het derde hoofdstuk gewijd en wordt ingegaan op: Wie doet wat? het evaluatiemodel en vormen van accountability.

De Reflectieve Communicatie Scrum van Betteke van Ruler is nog niet af. Zelf noemt ze het een betaversie. We moeten er vooral mee aan de slag gaan, dan komen de vragen en valkuilen vanzelf aan het licht. Best practices kunnen worden gedeeld op www.bettekevanruler.nl Op deze website kun je ook informatie vinden over de workshops en trainingen die Betteke aanbiedt.

Misschien heb je dit boekje ook gelezen, een workshop gevolgd of ervaring met scrum en vind je het leuk jouw ervaring of mening te delen. Reageer dan ……